Polityka prywatności NAXSOL ENTERPRISES LTD

1. Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności określa zasady przetwarzania oraz ochrony danych osobowych użytkowników odwiedzających witrynę internetową luksusowej agencji eventowej NAXSOL ENTERPRISES LTD, dostępnej pod adresem https://eveningformats.com. Dokument obejmuje w szczególności zasady gromadzenia, wykorzystywania, udostępniania oraz zabezpieczania danych osobowych w związku z organizacją ekskluzywnych wydarzeń, mobilnych kasyn oraz innych usług rozrywkowych oferowanych na terenie całej Polski.

Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich osób odwiedzających stronę internetową, kontaktujących się z nami za pośrednictwem formularzy, telefonu, poczty elektronicznej, mediów społecznościowych, a także do klientów, partnerów biznesowych i uczestników wydarzeń, w zakresie, w jakim przekazują nam swoje dane osobowe.

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi powszechnie obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

NAXSOL ENTERPRISES LTD Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa, Polska
KRS: 0000123456
NIP: 5251234567
REGON: 387654321

Administrator odpowiada za określenie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych oraz za stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność przetwarzania z przepisami prawa.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można skontaktować się z wyznaczoną osobą odpowiedzialną za ochronę danych (inspektorem ochrony danych lub osobą pełniącą jego funkcję) za pośrednictwem:

Adres e-mail: [email protected]
Telefon: +48 601 438 275

3. Zakres i cel przetwarzania danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu oraz charakteru współpracy z NAXSOL ENTERPRISES LTD, możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• podstawowe dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny,
• dane dotyczące zapytania lub projektu: rodzaj wydarzenia, przewidywana liczba gości, lokalizacja, zakres oczekiwanych usług, budżet, preferowana data,
• dane przekazywane dobrowolnie w treści formularza kontaktowego lub korespondencji (np. szczegółowe oczekiwania dotyczące wydarzenia),
• dane związane z rozliczeniami i obsługą umów: dane do faktury, NIP, dane reprezentantów kontrahentów,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory urządzenia, dane o przeglądarce, plikach cookies, aktywności na stronie,
• dane marketingowe: preferencje dotyczące otrzymywania komunikacji marketingowej, historia interakcji z naszą komunikacją (np. otwarcia wiadomości newslettera).

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• obsługa zapytań przesyłanych za pośrednictwem formularza kontaktowego, telefonu lub e-maila, w tym przygotowanie dopasowanych ofert luksusowych wydarzeń,
• organizacja i kompleksowa realizacja wydarzeń, w tym rezerwacja terminów, przygotowanie koncepcji eventu, koordynacja usług podwykonawców,
• zawarcie i wykonywanie umów zawieranych z klientami, partnerami i dostawcami, rozliczanie świadczonych usług, obsługa reklamacji i roszczeń,
• prowadzenie działań marketingowych własnych usług w formie newslettera, spersonalizowanych ofert, zaproszeń na wydarzenia pokazowe oraz informacji o nowych konceptach rozrywkowych – wyłącznie w granicach dopuszczalnych prawem,
• prowadzenie statystyk i analiz dotyczących sposobu korzystania z serwisu w celu jego optymalizacji, poprawy jakości obsługi oraz dostosowania komunikacji marketingowej,
• zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, wykrywanie nadużyć oraz przeciwdziałanie działaniom naruszającym przepisy prawa lub zasady współpracy,
• realizacja obowiązków prawnych administratora, w szczególności wynikających z prawa podatkowego, rachunkowego oraz przepisów o ochronie danych osobowych.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w oparciu o przesłanki legalizujące określone w art. 6 ust. 1 RODO. W zależności od kontekstu, podstawę prawną stanowi w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, gdy przetwarzanie jest niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia lub realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia lub świadczenia innych usług NAXSOL ENTERPRISES LTD,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej i rozliczeniowej, a także realizacji obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, polegający m.in. na:
  • prowadzeniu analiz i statystyk dotyczących funkcjonowania serwisu i jakości obsługi,
  • dochodzeniu lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami,
  • zapewnieniu bezpieczeństwa serwisu,
  • prowadzeniu umiarkowanych działań marketingu bezpośredniego usług NAXSOL ENTERPRISES LTD kierowanych do obecnych klientów biznesowych (B2B),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadkach, gdy jest ona wymagana, np. w celu wysyłki newslettera lub wykorzystania określonych plików cookies i podobnych technologii w celach analitycznych i marketingowych.

W każdej chwili mogą Państwo wycofać udzieloną zgodę – bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych osobowych

W związku z realizacją naszych usług dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu lub działającym jako odrębni administratorzy, w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów. W szczególności mogą to być:

• dostawcy usług IT oraz hostingu, dostawcy systemów rezerwacyjnych, systemów mailingowych oraz narzędzi do analityki internetowej,
• profesjonalni podwykonawcy zaangażowani w organizację wydarzeń (np. technika sceniczna, obsługa foto/video, lokalizacje eventowe, catering, animatorzy, artyści), w zakresie koniecznym do realizacji konkretnego projektu eventowego,
• biura rachunkowe, kancelarie podatkowe oraz księgowe,
• kancelarie prawne oraz doradcy prawni, w razie potrzeby dochodzenia lub obrony roszczeń,
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa, w szczególności organy administracji publicznej i sądy – wyłącznie w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

W każdym przypadku współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych oraz zawarliśmy z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

6. Przechowywanie i okres retencji danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany obowiązującymi przepisami prawa lub uzasadniony określonymi potrzebami administratora. W szczególności:

• dane przetwarzane w celu przygotowania oferty oraz obsługi zapytań – przez okres prowadzenia korespondencji oraz maksymalnie przez 12 miesięcy od daty ostatniego kontaktu, chyba że dojdzie do zawarcia umowy,
• dane przetwarzane w związku z zawarciem i wykonywaniem umowy – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa cywilnego,
• dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres co najmniej 5 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy, lub dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy prawa,
• dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym w celach marketingowych – do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• dane zbierane w celach statystycznych i analitycznych – przez okres niezbędny do realizacji tych celów, z uwzględnieniem okresu przechowywania plików cookies i ustawień narzędzi analitycznych.

Po upływie wskazanych okresów dane są usuwane, anonimizowane lub ograniczane w przetwarzaniu, chyba że dalsze ich przechowywanie jest niezbędne w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, bądź wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

7. Uprawnienia użytkownika

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO. W zależności od sytuacji mogą Państwo skorzystać w szczególności z następujących uprawnień:

• prawo dostępu do danych – uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Państwa dane, a jeżeli tak, także dostępu do nich oraz informacji o zasadach przetwarzania,
• prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – żądania usunięcia danych osobowych w przypadkach przewidzianych w RODO, w szczególności, gdy dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy zgoda została skutecznie wycofana,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub żądania sprostowania danych,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – wniesienia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku sprzeciwu względem przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego, sprzeciw jest skuteczny i dalsze przetwarzanie dla takich celów nie będzie miało miejsca,
• prawo do wycofania zgody – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane na podstawie udzielonej zgody; mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę, kontaktując się z nami na dane podane w sekcji „Kontakt w sprawie danych osobowych”,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych. Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

W celu realizacji wskazanych praw prosimy o kontakt z nami zgodnie z danymi wskazanymi w sekcji 11 niniejszej polityki. Zgłoszenia rozpatrujemy niezwłocznie, z zachowaniem terminów określonych w RODO.

8. Zasady bezpieczeństwa danych

Bezpieczeństwo powierzonych nam danych jest jednym z kluczowych elementów standardu obsługi NAXSOL ENTERPRISES LTD. W celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności danych osobowych stosujemy odpowiednie środki techniczne, organizacyjne i proceduralne, w szczególności:

• stosowanie szyfrowania transmisji danych (certyfikat SSL/TLS) podczas korzystania z serwisu,
• systemy kontroli dostępu do danych, oparte na ograniczeniach uprawnień i autoryzacji tylko dla osób upoważnionych,
• regularne aktualizacje oprogramowania, systemów oraz narzędzi bezpieczeństwa,
• stosowanie haseł o wysokim poziomie złożoności oraz procedur zarządzania uprawnieniami,
• zawarcie umów powierzenia przetwarzania danych z dostawcami usług, którzy spełniają wymogi bezpieczeństwa i poufności,
• procedury reagowania na potencjalne incydenty naruszenia ochrony danych osobowych, obejmujące ocenę ryzyka, podjęcie działań naprawczych oraz – w razie konieczności – zgłoszenie naruszeń do organu nadzorczego oraz osobom, których dane dotyczą.

Mimo stosowania zaawansowanych zabezpieczeń, każde korzystanie z usług i systemów teleinformatycznych wiąże się z pewnym ryzykiem. Z tego względu rekomendujemy zachowanie ostrożności, w szczególności niewprowadzanie danych osobowych w miejscach publicznych urządzeń oraz zabezpieczenie swoich urządzeń i kont przed nieuprawnionym dostępem.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasz serwis internetowy wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, podniesienia komfortu użytkowania oraz prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin. Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (np. komputer, tablet, smartfon) podczas korzystania z serwisu.

W ramach serwisu możemy stosować następujące kategorie plików cookies:

• cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie serwisu, w tym obsługę formularzy, nawigacji i podstawowych funkcji bezpieczeństwa. Ich stosowanie jest niezbędne do korzystania ze strony i nie wymaga zgody użytkownika,
• cookies funkcjonalne – zapamiętujące wybrane ustawienia użytkownika (np. preferencje językowe, zapisane dane formularza w czasie sesji) w celu poprawy komfortu korzystania z serwisu,
• cookies analityczne i statystyczne – służące do zbierania danych o sposobie korzystania z serwisu (np. liczba odwiedzin, źródła ruchu, czas spędzony na stronie), co pozwala nam ulepszać strukturę, treści oraz ofertę usług,
• cookies marketingowe – umożliwiające prezentowanie spersonalizowanych treści oraz reklam związanych z naszymi usługami, również w oparciu o narzędzia zewnętrznych partnerów, o ile takowe są wdrożone.

Podczas pierwszej wizyty w serwisie prezentowany jest baner cookies, który umożliwia zarządzanie zgodą na stosowanie poszczególnych kategorii plików cookies (poza tymi, które są bezwzględnie niezbędne do funkcjonowania strony). Zgody można w każdej chwili zmienić lub wycofać poprzez odpowiednie ustawienia przeglądarki lub ponowne wyświetlenie preferencji cookies, jeżeli taka funkcja jest dostępna w serwisie.

Użytkownik może samodzielnie zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej, w tym całkowicie je zablokować lub usuwać. Ograniczenie stosowania plików cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu i komfort korzystania ze strony, w tym na działanie formularzy lub zapamiętywanie preferencji.

10. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w obowiązujących przepisach prawa, rozwoju naszych usług, stosowanych technologii lub standardów bezpieczeństwa. Zaktualizowana wersja polityki będzie publikowana każdorazowo na stronie https://eveningformats.com/privacy-policy/ wraz ze wskazaniem daty wejścia w życie jej aktualnej wersji.

W przypadku istotnych zmian, które mogą mieć wpływ na sposób przetwarzania Państwa danych osobowych, możemy dodatkowo poinformować o nich poprzez odpowiedni komunikat w serwisie lub kontakt bezpośredni (np. wiadomość e-mail), o ile będzie to uzasadnione charakterem relacji.

Data ostatniej aktualizacji polityki prywatności: 1 lipca 2026 r.

11. Kontakt w sprawie danych osobowych

Wszelkie pytania, wnioski oraz żądania związane z przetwarzaniem danych osobowych, a także zgłoszenia dotyczące naruszeń ochrony danych mogą Państwo kierować do nas za pośrednictwem:

NAXSOL ENTERPRISES LTD Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa, Polska
E-mail: [email protected]
Telefon: +48 601 438 275

W zgłoszeniu prosimy, w miarę możliwości, o wskazanie, jakiego prawa chcą Państwo dochodzić lub jakiego zagadnienia dotyczy zapytanie, co pozwoli nam sprawniej i precyzyjniej udzielić odpowiedzi.